home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Shareware / Business Shareware.iso / start / database / auto21 / automan.doc < prev    next >
Text File  |  1992-11-19  |  11KB  |  308 lines
  1. 
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                               AUTO MANAGER 2.1
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                          Vehicle Management System
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                                     by
  25.  
  26.  
  27.                           Merideth Systems Inc.
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.                            (c) Copyright 1992
  35.                            All Rights Reserved
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                              TABLE OF CONTENTS
  40.  
  41.  
  42.  
  43.         Introduction.................................... 3
  44.  
  45.         Disclaimer...................................... 3
  46.  
  47.         Registration.................................... 3
  48.  
  49.         Files............................................4
  50.  
  51.         Installation.................................... 4
  52.  
  53.         Running the system.............................. 4
  54.  
  55.         Data storage.................................... 5
  56.  
  57.         Data relationships.............................. 6
  58.  
  59.         Backup copies................................... 6
  60.  
  61.         System environment.............................. 6
  62.  
  63.         Main menu....................................... 7
  64.  
  65.         Configuration................................... 7
  66.  
  67.         Master update................................... 7
  68.  
  69.         Data entry...................................... 8
  70.  
  71.         Reports......................................... 9
  72.  
  73.         Reorganization..................................10
  74.  
  75.         Manual..........................................10
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.                                AUTO MANAGER                      Page 3
  82.                                INTRODUCTION
  83.  
  84.     AUTO MANAGER 2.1 is a complete rewrite of the original AUTOMANAGER
  85.     system.  The original was written mainly as an experiment and
  86.     programming exercise.  This version is a more serious attempt to
  87.     create truly useful software.
  88.  
  89.     The system allows tracking of costs and mileages for up to 500
  90.     vehicles, with 500 maintenance categories.  The number of history
  91.     records allowed is theoretically unlimited.  A purgeing mechanism
  92.     is employed to delete history records after a certain period of
  93.     time if performance becomes degraded due to a large number of
  94.     history records.
  95.  
  96.     The programs are menu driven, employing 'drop down' menus which
  97.     are mouse aware.
  98.  
  99.    These programs were written in Microsoft BASIC 7.1.
  100.  
  101.                                 DISCLAIMER
  102.  
  103.     The author disavows responsibility for losses of any kind
  104.     incurred as a result of using this software.  You assume all the
  105.     risk.  I make no warranty of any kind for this system.
  106.  
  107.                                REGISTRATION
  108.  
  109.     The author reserves all rights to this software.  Registered users
  110.     will will receive a diskette containing the latest version of AUTO
  111.     MANAGER.  To register, send $25 to:
  112.  
  113.                            Merideth Systems, Inc.
  114.                              3317 E. 67 Place
  115.                        Tulsa, Oklahoma  74136-2636
  116.  
  117.  
  118.  
  119.                                 DATA FILES
  120.  
  121.     VEHICMST.DBF               vehicle master
  122.     VEHICNDX.NDX               vehicle master index
  123.     CATEGMST.DBF               category master
  124.     CATEGNDX.NDX               category master index
  125.     VHCATMST.DBF               vehicle category master
  126.     VHCATNDX.NDX               vehicle category index
  127.     HISTFILE.DBF               history file
  128.     HISTINDX.NDX               history index
  129.  
  130.  
  131.                                    INSTALLATION
  132.  
  133.     Use the DOS copy command to copy the AUTO2.EXE file to the
  134.     directory of your choice.  Enter the command AUTO2 to unpack
  135.     the files.
  136.  
  137.                             RUNNING THE SYSTEM
  138.  
  139.     Enter the command AUTOMENU.
  140.  
  141.  
  142.  
  143.                                DATA STORAGE                     Page 5
  144.  
  145.     Each vehicle is tracked by name.  Up to 15 characters can be used
  146.     to assign a name to each vehicle.  Lengthier description fields
  147.     are provided, but the 15 character name is the 'key' to each
  148.     record.  Put some thought into naming the vehicles, as once
  149.     history is added for that vehicle, if the vehicle name is changed,
  150.     the history records for the original name will not be accessible
  151.     unless the name is changed back to exactly its original form.
  152.  
  153.     The initial mileage should be entered on the vehicle master
  154.     record.
  155.  
  156.     Up to 500 categories can be set up in the category master file.
  157.     Things such as 'MAINTENANCE', 'TUNE UP', 'FUEL', 'OIL', etc. could
  158.     be set up as catagories. Information on a particular category such
  159.     as unit of volume, (such as 'QUARTS' for oil) can be added.  These
  160.     categories are global in that they apply to all vehicles.
  161.  
  162.     If you have a category such as 'RESTORATION' that applies to only
  163.     one or a few of the vehicles, you could set that category up on
  164.     the 'vehicle category master'.  These categories apply only to
  165.     selected vehicles.
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.                             DATA RELATIONSHIPS                  Page 6
  171.  
  172.     VEHICMST.DBF is indexed on the field named 'VEHICLE'.
  173.     CATEGMST.DBF is indexed on the field named 'CATEGORY'.
  174.     VHCATMST.DBF is indexed on the fields named VEHICLE' and
  175.     'CATEGORY'.
  176.     HISTFILE.DBF is indexed on the fields named 'VEHICLE', 'CATEGORY',
  177.     and 'DATE'.
  178.  
  179.     These files are dBASE compatible.
  180.  
  181.                                BACKUP COPIES
  182.  
  183.     None of these programs or data files are copy protected.  You
  184.     should protect yourself by making backup copies.
  185.  
  186.                             SYSTEM ENVIRONMENT
  187.  
  188.     The programs use the left, right, up and down arrow keys to move a
  189.     light bar over the function or menu item that you wish to select.
  190.     Once you have made your selection, press the 'enter' key.
  191.     Depending on the program, a menu will appear, or some other action
  192.     will be taken.  To return to a previous menu, press the 'escape'
  193.     key.  Help is often available by pressing the F1 key.  Use the
  194.     space bar to select/deselect a vehicle or category, or the F4 key
  195.     to select/deselect all vehicles or categories.  Mouse support is
  196.     built into the programs.
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                 MAIN MENU                      Page 7
  203.  
  204.     This is the menu that you will see after starting the system.
  205.     All system functions are accessible from this menu.  To select an
  206.     option, position the light bar over your choice and press enter.
  207.  
  208.                                MASTER UPDATE
  209.  
  210.     These menu options allow you to set up vehicles, categories, and
  211.     vehicle categories.  The first option on the update menu is to
  212.     'ADD A RECORD'.  After updating a record, press the PG DN key to
  213.     update the record.  The screens are generally intuitive, with
  214.     instructions for their use on the screens themselves.
  215.  
  216.     When you see a check mark on a category menu, you will know that
  217.     the 'checked' category is set up in the vehicle category master.
  218.     'Unchecked' categories are global categories set up in the
  219.     category master.
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.                                 UPDATE HISTORY                  Page 8
  225.  
  226.     Once you have set up your vehicles and service categories, you are
  227.     ready to enter historical data to the system.  Select 'UPDATE
  228.     HISTORY' from the main menu to do this.  You will then see the
  229.     vehicle selection menu.  After selecting the vehicle from this
  230.     menu, the category selection menu for the selected vehicle will
  231.     appear.  You will then be prompted for the beginning and ending
  232.     dates to appear on the next menu.  These dates were included to
  233.     allow filtering of the historical data by date.  If you leave the
  234.     dates blank, all records will be displayed on the menu (up to a
  235.     limit of 500).  If there are over 500 historical transactions
  236.     eligible to be displayed, you will see a message to that effect,
  237.     and you can supply beginning and ending dates to cause the
  238.     transactions you wish to be displayed.  The data entry screen
  239.     will appear after you select the transaction that you want.
  240.  
  241.  
  242.  
  243.                                  REPORTS                        Page 9
  244.  
  245.     All the reports allow selection of all or any combination of
  246.     vehicles, and where applicable, categories.  Some of the reports
  247.     allow a summary option which shows totals only with no historical
  248.     detail.  All reports are displayed on the screen with an option to
  249.     send to the printer when finished viewing.
  250.  
  251.     Note that when the current mileage is needed for certain
  252.     calculations, the program makes a pass through the history file
  253.     searching out the highest mileage figure for each vehicle.
  254.  
  255.     VEHICLE REPORT lists the historical transactions sorted in vehicle
  256.     and category sequence.  Total cost and cost per mile are
  257.     calculated at the vehicle, category and run levels. Mileage per
  258.     volume is calculated at the category level.
  259.  
  260.     CATEGORY REPORT lists the historical transactions sorted in
  261.     category and vehicle sequence.  Total cost and cost per mile are
  262.     calculated at the category, vehicle and run levels. Mileage per
  263.     volume is calculated at the category and vehicle levels.
  264.  
  265.     VENDOR REPORT lists the historical transactions sorted in vendor,
  266.     category and vehicle sequence.  Total cost and cost per mile are
  267.     calculated at the vendor, category, vehicle and run levels.
  268.     Mileage per volume is calculated at the category and vehicle
  269.     levels.
  270.  
  271.     MAINTENANCE REPORT scans the historical transactions to determine
  272.     if maintenance is overdue by comparing the last maintenance with
  273.     the pre-determined mileage and date intervals set up on the master
  274.     files.  If maintenance is overdue, a message to that effect is
  275.     printed.
  276.  
  277.     VEHICLE MASTER LIST prints a listing of selected vehicles and the
  278.     categories set up for them.
  279.  
  280.  
  281.  
  282.                               REORGANIZATION                    Page 10
  283.  
  284.  
  285.     Reorganization is the process of physically removing records
  286.     marked for deletion, and re-building the indexes.
  287.     It is a good idea to run this program periodically.
  288.  
  289.                                BROWSE MANUAL
  290.  
  291.     The system documentation may be read on the screen by selecting
  292.     the 'BROWSE MANUAL' option from the main menu.  Use the page up
  293.     and page down keys to move through the file.  Press 'escape' to
  294.     return to the main menu.  You have the option to print the manual
  295.     at this point.  You can use the F3 key to search for a character
  296.     string.
  297.  
  298.  
  299.                                 PURGE FILES
  300.  
  301.     You can use this option to remove outdated records from the
  302.     history file.  Select the vehicle(s) you wish to purge, and supply
  303.     a year (i.e. '91').  In the case of year 91, all records up to and
  304.     including 1991 for the selectied vehicle(s) would be dropped from
  305.     the file.
  306.  
  307.  
  308.